Fijación de Metas

La fijación de metas es una herramienta muy importante para mejorar la calidad de vida. La fijación de metas se debe aplicar a todas las áreas de la vida: personal, familiar, profesional, salud, deportes, social, espiritual. La única manera de obtener lo que se desea es mediante la fijación de metas.

Si se desea mejorar en cualquiera de las áreas de la vida es imprescindible fijar las metas que le permitirán lograr lo que desee. El inicio de un nuevo año es el mejor momento para efectuar una evaluación de los logros obtenidos en el año que termina y, en base a su situación en ese momento, fijar los nuevos objetivos o las nuevas metas que guiarán su accionar hacia su autorrealización personal plena.

Aunque parezca algo irreal, la mayoría de las personas no establece sus metas o evade establecerlas y por eso es que literalmente deambulan por la vida sujeta a las circunstancias o a la influencia de factores externos; están constantemente a la deriva como un velero en medio del mar sujeto a los vaivenes de las olas y del viento. Las personas que tienen éxito en la vida tienen claramente definidas sus metas. La gran diferencia entre una persona de éxito y una que no lo tiene está en la fijación de metas. Abraham Maslow, en su libro Hombre autorrealizado: Hacia una psicología del ser, expresa que una característica común entre todas las personas de éxito es que tienen metas muy claras y definidas y al mismo tiempo un propósito en la vida.

Metas y Planes

-     Una meta claramente establecida, medible y con una fecha específica fácilmente se convierte en un estándar de desempeño que permite a los individuos, al igual que a los administradores, evaluar sus progresos. Por tanto, las metas son una parte esencial del control, aseguran que la acción que se emprende corresponda a las metas y planes creados para alcanzarlas. Si encontramos que nos enfrentamos contingencias no previstas, podemos tomar acciones correctivas mediante la modificación de nuestro plan. 

     - Los Planes: son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.

Elementos de la Planeación

- Objetivo: Resultados deseados.

- Cursos alternos de acción: Diversos caminos, formas de acción o estrategias. Elección: Determinación, análisis y la selección, la decisión mas adecuada.

- Futuro: Prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

Planeación y Desempeño

Se han hecho muchos estudios para probar la relación entre planeación y desempeño, obteniendo las siguientes afirmaciones:

   -La planeación formal está asociada con utilidades altas, mayor rendimiento, etc.

   -La calidad del proceso de planeación posiblemente, contribuya en mayor medida al mejor desempeño que el alcance de la planeación.

   -En aquellos estudios en los que la planeación formal no ha dado como resultado un mejor desempeño, el ambiente es típicamente el culpable.

Objetivos de la planeación

Los objetivos son los fines hacia los cuales está encaminada la actividad de una empresa, los puntos finales de la planeacion, y aun cuando no pueden aceptarse tal cual son, el establecerlos requiere de una considerable planeación.

Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización.

Deben ser estables, los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y

Confusiones.

Deben establecerse a un tiempo específico. 

Se determinan cuantitativamente.

Deben de asentarse por escrito. 

No deben confundirse con los medios o estrategias para alcanzarlos.

¿Por que planean los administradores?

Este principio de la administración es fundamental para los administradores, por que de aquí depende determinar diversos, análisis, estrategias, objetivos, decisión, para conseguir los objetivos planteados por la empresa, y tener una adecuada planeación nos lleva a tener los siguientes aspectos:

ü      Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

ü       Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.

ü       Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

ü      Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.

ü      Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.

ü      Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.

ü      Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.

ü      Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

ü      Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

ü      Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

ü      Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.

ü      Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

ü      Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión

Planeacion

Es un procesos  que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos, y cuenta con un metodo de retroalimentacion de informacion para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias y así lograr los objetivos planteado para el futuro.

Dirección de flujo

A.- Comunicación hacía abajo:  Es la comunicación que fluye de un nivel del grupo u organización a un nivel más bajo. Es el utilizado por los líderes de grupos y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atención, proporcionar instrucciones.

B.- Comunicación hacía abajo: Esta comunicación fluye en forma apuesta a la anterior, es decir, de los empleados o subordinados hacia la gerencia. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarse sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cómo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna en la organización. Un líder sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mínimo de problemas, pero lamentablemente no todas las organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que consideran que esto no influirá en el rendimiento laboral.

C.- Comunicación Lateral: Este tipo de comunicación se da cuando dos o más miembros de una organización cuyos puestos están al mismo nivel intercambian información. Por ejemplo comunicaciones entre supervisores de varias plantas o departamentos.

Este tipo de comunicación es muy positiva para evitar proceso burocráticos y lentos en una organización, además, es informal y promueve a la acción.

D.- Comunicación Diagonal:  Es la menos usada. Es la que cruza distintas funciones y niveles de una organizacion. Aparece cuando no es posible comunicarse en forma vertical u horizontal. es importante en situaciones en las que los integrantes no se pueden comunicar con eficacia a través de otros canales. En algunos casos produce una reducción del tiempo y del esfuerzo invertidos por la organización.

- Redes de Comuniciacion Organizacional:

A.- Tipos de Redes de Comunicacion:

- Verticales: El modelo que funciona desde hace más de un siglo, y antes incluso: los grandes medios de comunicación. La prensa, radio y TV emiten y ‘atronan’ a todo el mundo con mensajes más o menos coordinados. ‘Café para todos’, noticias, ideología y publicidad para orientar el consumo y dirigir el voto.

En este modelo se encuentran políticos, publicistas de toda la vida, ejecutivos de medios de comunicación, etc.
En mi opinión son y seguirán siendo por un tiempo los que tienen el control sobre la información que le llega a la mayoría de las personas.

- Horizontal: El fenómeno incipiente de los últimos tiempos. En este modelo la comunicación se produce en ‘horizontal’, es decir dentro de la sociedad, a través de redes sociales, grupos de interés, comunidades, etc.
Los ‘horizontales’ argumentan que la gente orienta su consumo cada vez más preguntando a sus conocidos y amigos, viajan a sitios por recomendaciones, etc. Y aunque su visión de la actualidad general llega a través de los medios tradicionales, el día a día de sus vidas se orienta a partir de estos consejos y conversaciones.
Hay un grupo de ‘talibanes’ o fanáticos de este modelo, que creen que el suyo es el único futuro posible. Argmentan que cualquier producto o idea se puede promocionar con marketing viral, marketing de guerrilla, marketing móvil, redes sociales, etc. para ellos todo son redes, todo son conversaciones…. incluso dicen que los verticales son historia, dinosaurios condenados a la extinción.
Así parece planteada la batalla entre verticales y horizontales, entre el ‘sistema’ y los ‘antisistema’. Y sin embargo lo que tengan que decir unos y otros resulta irrelevante para analizar lo que está ocurriendo en la realidad.

B.- Comunicacion informal: En las teorías administrativas y de la organización, la comunicación informal se define generalmente como flujo de información que circula por los diferentes ámbitos de la organización, y expresa la tendencia humana a interactuar, a establecer relaciones sociales que propician una comunicación más práctica, protegen al individuo de la soledad y del anonimato y le permiten desarrollar percepciones contínuas sobre su rol y el del grupo al que pertenece.

Las organizaciones admiten la presencia de la comunicación informal, pero no la consideran como un factor dinamizador en las relaciones de interdependencia, porque, si bien puede ser una herramienta para medir el clima de una empresa, también puede ser una cadena de informaciones susceptible de convertirse en ruido o en rumor.

- La Toma de Decisiones: La manera más adecuada de proceder a la hora de tomar decisiones en una compañía es analizar la situación desde todos los puntos de vista posibles. Después es necesario actuar con seguridad y convicción. Independientemente también de cuál sea nuestra posición en la empresa, podemos solicitar la cooperación de los demás, y agradecer sus ideas.
Hay que saber lo que puede rendir cada empleado, cuáles son las obligaciones que tiene y exigirle que las cumpla, pero siempre con educación y asertividad, conductas que indican seguridad en nuestra capacidad de liderazgo y confianza en las competencias de los demás.
Tanto la toma de decisiones como la organización laboral se asientan en la facultad de delegar. No se trata de dar más trabajo o responsabilidad a los subordinados, sino mejor trabajo, con el fin de que todos nos centremos en lo que es valioso para la empresa. La delegación evidencia el éxito directivo si va acompañada de un buen criterio de selección, formación y refuerzo.

Comunicación Organizacional

- Comunicación Formal: Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel.

Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.

Barreras de la Comunicacion Interpersonal Eficaz

Las barreras en la comunicación suelen ser habitualmente de tres tipos principales: ambientales, verbales e interpersonales. Hablamos de barreras ambientales cuando el tipo de barrera para la comunicación proviene del ambiente; son por tanto barreras de tipo impersonal. Pueden ser de muchos tipos como físicas, como los ruidos, visuales una incomodidad física que impida que el mensaje se transmita adecuadamente.

Las barreras verbales provienen de los emisores o de los receptores del mensaje. Puede ser simplemente que el emisor emita muy rápidamente el mensaje. Otra de las barreras verbales más habituales consiste en que el emisor y el receptor no comparten el mismo codigo esto es, el idioma en el cual se emite el mensaje con lo cual la comunicación se torna imposible. Otra de estas barreras verbales consiste en la falta de conocimiento que el receptor tiene del tema sobre el que versa la comunicación.

Entre las barreras interpersonales que impiden la comunicación se encuentra la percepción. Cada una de las personas que recibe un mensaje realiza una adscripción de significado de lo que se encuentra oyendo y esto depende mucho de la posicion subjetiva del oyente sobre el mensaje. La diferente interpretación del mensaje también tiene mucho que ver con el bagaje cultural o profesional del receptor ya que si, por ejemplo, el receptor es ducho en la materia del mensaje tendrá mayor comprension de lo que se está hablando.

A.- Filtrado: Es la manipulación de información por parte del emisor, de modo que sea vista de manera más favorable por el receptor. Es la edición que se hace de la información seleccionando decir sólo aquello que conviene al emisor. Es transmitir sólo aquello que se piensa que el interlocutor quiere escuchar. Es la falta de sinceridad. En las organizaciones, es muy común, y entre más niveles verticales existan en la estructura formal, hay más oportunidades de filtrado.
B.- Emociones: Conviene hablar aparte de esta barrera personal, porque el estado de ánimo tanto del que emite, como del que recibe, es una interferencia muy poderosa que influye generalmente en la forma que se transmite un mensaje (las emociones afectan el tono de voz, los movimientos, la gesticulación), y también influyen en la forma como se interpreta un mensaje; no se recibe ni interpreta de igual manera, cuando se encuentra enojado, distraído o temeroso, que cuando está más tranquilo y mejor dispuesto para comunicarse.
C.- Sobre carga de información: Los individuos tienen una capacidad finita para procesar información. Como vimos en nuestra exposición del correo electrónico cuando la información con la que tenemos que trabajar excede nuestras facultades se produce una sobrecarga de información con mensajes electrónicos telefonemas faxes juntas y la necesidad de estar actualizados en nuestro campo cada vez mas administradores y profesionistas se quejan de que sufren esta sobrecarga.

Que ocurre cuando los individuos tienen más información de la que pueden el clasificar y aprovechar la descartan, ignoran pasan u olvidan o aplazan el procesamiento hasta que la sobrecarga cede, en cualquier caso se pierde información la comunicación es menos eficaz.

D.- Defensa: Cuando el receptor se siente amenazado, tiende a reaccionar en formas que reducen su habilidad para lograr entendimiento mutuo, respondiendo en formas que retardan la comunicación eficaz.

E.- Lenguaje: Ya mencionábamos las barreras de tipo semántico, pero además de éstas existen otras que tienen que ver con el lenguaje. La edad, la educación, el nivel cultural y muchas veces la capacidad o nivel de inteligencia de las personas, son variables que influyen en el lenguaje que utilizan y que son capaces de comprender. En las organizaciones existen personas con antecedentes diversos y por lo tanto con diferentes patrones de lenguaje y muchas veces aunque aparentemente hablen el mismo idioma, no se entienden. Las especialidades profesionales tienen también su propia jerga que muchas veces no entienden los de otra profesión. Los regionalismos, los modismos, el caló utilizado por los jóvenes, crean barreras de lenguaje que interfieren en la comunicación.
Debemos elegir siempre el momento más propicio para la comunicación de un mensaje importante. Si la persona está ofuscada o confusa por sus emociones, es mejor esperar a que se tranquilice y comunicarnos con ella en un momento más adecuado y oportuno.

F.- Cultura Nacional: Las diferencias en comunicaciones también pueden surgir de los diferentes lenguajes que los individuos emplean para comunicarse y la cultura nacional en la que se encuentran. La comunicación interpersonal no se conduce de la misma manera en todo el mundo. Por ejemplo, compare países que otorgan un alto valor al individualismo (como Estados Unidos) con países en los que el énfasis está en el colectivismo( como Japón).

Ya que el énfasis está en el individuo en países como Estados Unidos, los patrones de comunicación tienden a estar orientados hacia el individuo y se expresan con toda claridad. Por ejemplo, los gerentes estadounidenses dependen mucho de memorándums, anuncios, comunicados y otras maneras formalesde comunicación para resaltar su posición en negociaciones dentro de la organización. Los supervisores estadousnidenses frecuentemente guardan información secreta en un intento por promover su propio desarrollo y como una forma para persuadir a sus subordinados de que acepten sus decisiones y planes. para su propia protección, los empleados de bajo nivel con frecuencia incurren en esta práctica.

Metodos de Comunicación Interpersonal

- Comunicación no verbal: es el intercambio de información basado en: movimientos del cuerpo, cara, manos, lugar que ocupan los interlocutores en el espacio, tono de voz, ritmo e inflexiones, movimientos de los ojos, contacto visual y elementos de la apariencia personal.
La destreza en "leer" este sistema de códigos no verbales, permite a la persona comprender el significado oculto detrás de las palabras en una interacción. Esta habilidad de decodificar este tipo de mensajes, es fundamental en las relaciones interpersonales.

- Lenguaje Corporal: no es otra cosa que todo aquello que hacemos con nuestro cuerpo, o sea nuestros gestos. Últimamente este tema ha sido investigado y se estima que alrededor de el 65% de nuetra comunicación diaria con los demás es en base a la comunicación no verbal. Me impresiona lo cuan estrecho se relacionan nuestra mente, nuetras emociones y nuetro cuerpo.
Para entender mejor es necesario tener algun conocimiento de la PNL; que trata de conecciones, de cómo nuestros pensamientos, lenguaje y acciones nos unen a otras personas, al mundo y a la dimensión espiritual.
Nuestro cuerpo y nuestra mente parecen invariables, pero se encuentran en un estado de cambio continuo, como un río. El movimiento y la metamorfosis son incesantes; no obstante, hay algo que no cambia en algun lugar debajo de la superficie. Los pensamientos y la fisiología estan intimamente relacionados: nuestros pensamientos afectan a nuestra fisiología, del mismo modo que nuestra salud fisica y nuestro bienestar afectan nuestros pensamientos.

Elementos de la comunicación interpersonal

Mensaje: Es el contenido de la información (contenido enviado): el conjunto de ideas, sentimientos, acontecimientos expresados por el emisor y que desea trasmitir al receptor para que sean captados de la manera que desea el emisor. El mensaje es la información debidamente codificada.
Emisor o Codificador: Es el punto (persona, organización) que elige y selecciona los signos adecuados para transmitir su mensaje; es decir, los codifica para poder enviarlo de manera entendible -siempre que se maneje el mismo código entre el emisor y el receptor- al receptor. No existe un iniciador en el proceso comunicativo, a lo sumo existe una instancia primaria de emisión verbal -que se confunde con el que "habló primero"- pero la comunicación debe ser entendida como un proceso dinámico y circular, sin principio ni fin. Podemos iniciar el acto comunicativo preguntando la hora a alguien, pero inevitablemente la comunicación comenzó mucho antes, al ver a la persona, al acercarse prudentemente a la distancia mínima -Proxémica- de dos personas desconocidas, al mirar a la persona a los ojos o al insinuar que se quiere hablar. Como se puede ver, la comunicación no se limita al habla o a la escritura: es un complejo proceso interminable de interacción mutua.

Cana: Es por donde se transmite la información-comunicación, estableciendo una conexión entre el emisor y el receptor. Mejor conocido como el soporte material o espacial por el que circula el mensaje. Ejemplos: el aire, en el caso de la voz; el hilo telefónico, en el caso de una conversación telefónica. Cuando la comunicación es interpersonal -entre personas y sin ningún medio electrónico de por medio, como una conversación cara cara (de ahí "interpersonal")- se le denomina Canal. Pero cuando la comunicación se realiza por medio de artefactos o instancias electrónicas o artificiales, se le denomina Medio. Por ejemplo: Una charla de café, Canal; Una llamada telefónica o un mensaje de texto, un Medio. Los medios de comunicación masiva -TV, Radio, Periódicos, Internet, etc.- tienen por canal a un Medio.

Receptor o Decodificador: Es el punto (persona, organización) al que se destina el mensaje, realiza un proceso inverso al del emisor ya que en él está el descifrar e interpretar lo que el emisor quiere dar a conocer. Existen dos tipos de receptor, el pasivo que es el que sólo recibe el mensaje, y el receptor activo o perceptor ya que es la persona que no sólo recibe el mensaje sino que lo percibe, lo almacena, e incluso da una respuesta, intercambiando los roles. En este caso, donde un receptor o perceptor se transforma en emisor al producir y codificar un nuevo mensaje para ser enviado al ente emisor -ahora devenido en receptor- es donde se produce el feed-back o retroalimentación; y es lo que comúnmente sucede en cualquier comunicación interpersonal.

Interferencia, barrera o ruido: Cualquier perturbación que sufre la señal en el proceso comunicativo, se puede dar en cualquiera de sus elementos. Son las distorsiones del sonido en la conversación, o la distorsión de la imagen de la televisión, la alteración de la escritura en un viaje, la afonía del hablante, la sordera del oyente, la ortografía defectuosa, la distracción del receptor, el alumno que no atiende aunque esté en silencio.

Comunicación organizacional

Es aquella que instauran las instituciones y forman parte de su cultura o de sus normas. En las empresas existe la comunicación formal e informal.

El conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio”, “Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos”, Fernández Collado

Comunicación interpersonal

Es la actividad humana mediante la cual un sujeto promotor manifiesta sus contenidos de conciencia mediante una forma perceptible por los sentidos, a un sujeto receptor, con el objeto de que éste tenga acceso a esos mismos contenidos de conciencia, de esta manera esos contenidos pasan a ser de ambos o comunes intencionalmente.
Es la forma de comunicación más importante para el hombre. Desde muy pequeños comenzamos a formar parte de ella, ya que una de las primeras relaciones que establecemos es de tipo afectivo(cuidadores) y aunque al inicio de nuestras vidas no tenemos un lenguaje estructurado la comunicación no verbal nos permite establecer estas primeras relaciones de tipo interpersonal, haciendo un recuento de nuestras vidas podríamos encontrar que los momentos más importantes de nuestra existencia, desde las decisiones más trascendentales de nuestra vida (hasta algunas que no lo son tanto) giran alrededor de un diálogo, de alguna influencia personal.

Función de la comunicación

Se emplea en las siguientes funciones principales dentro de un grupo o equipo:

Control: La comunicación controla el comportamiento individual. Las organizaciones, poseen jerarquías de autoridad y guías formales a las que deben regirse los empleados. Esta función de control además se da en la comunicación informal.
 Motivación: Lo realiza en el sentido que esclarece a los empleados qué es lo que debe hacer, si se están desempeñando de forma adecuada y lo que deben hacer para optimizar su rendimiento. En este sentido, el establecimiento de metas específicas, la retroalimentación sobre el avance hacia el logro de la meta y el reforzamiento de un comportamiento deseado, incita la motivación y necesita definitivamente de la comunicación.
Expresión emocional: Gran parte de los empleados, observan su trabajo como un medio para interactuar con los demás, y por el que transmiten fracasos y de igual manera satisfacciones.
Información: La comunicación se constituye como una ayuda importante en la solución de problemas, se le puede denominar facilitador en la toma de decisiones, en la medida que brinda a información requerida y evalúa las alternativas que se puedan presentar.

La palabra comunicación viene del latín communis, común, de aquí se deriva que el

comunicador desee establecer una comunidad de información con otro receptor.

Existen diferentes conceptualizaciones del termino comunicación, los recogeremos de

forma sencilla y diremos que la comunicación es la transmisión de información y

entendimiento mediante el uso de símbolos comunes. Estos símbolos comunes

pueden ser verbales o no verbales.
Tambien lo podemos definir como el proceso mediante el cual se transmite información de una entidad a otra. Los procesos de comunicación son interacciones mediadas por signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de signos y tienen unas reglas semióticas comunes.
Decimos que es a traves de esta que se logra trasmitir un mensaje o informacion a cualquier entidad, persona o grupo de ella utilizando para ello un conjuntos de simbolos, signos o señales que por medio de un lenguaje sera codificado y decodificado por dichos integrantes de la comunicación.